Perdemos muito tempo em entender o que era a informação digital para a área do arquivo corrente e permanente. Neste quesito os bibliotecários saíram na frente, com a figura da Biblioteca Digital passaram pela grande tempestade e hoje já se mostram como profissionais da informação aptos em gerenciar a informação digital de suas bibliotecas.
Não tivemos um ‘Arquivo Digital’ ou algo do gênero. Tivemos um tal de Repositório que pelo nome (sujeito a trocadilhos) afasta mais do que agrega. Nada contra o português correto, mas no Brasil qualquer palavra de duplo sentido é um perigo.
Perdemos muito tempo também com algo limitado e que não resolvia os problemas de gestão, apesar da palavra gerenciamento fazer parte de seu nome. O GED era o sistema que ia salvar a vida dos gestores de arquivos privados e públicos e que canalizou muita verba nos anos 2000. Porém se mostrou limitado. Face seu uso (imagens de documentos), face sua forma de gerenciar (uma visão de “biblioteca” de documentos ao invés dos princípios arquivísticos).
O GED embolou no meio do campo até que se deram conta que a informação orgânica ia além da imagem (a maioria em PDF) do documento. Assim o mercado resolveu criar o ECM que finalmente tratava todos formatos de informação aplicando uma visão integrada de gestão, porém esta não foi uma alternativa criada pelos profissionais de arquivo. Foi mais uma solução dos órfãos do GED que viram que seus sistemas de gestão de imagens não dava mais conta do mundo corporativo.
Só recentemente os arquivistas criam a figura do SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos). Numa câmara técnica esforçada, que busca agilizar os entendimentos do mundo digital da informação, o CONARQ somente através da criação do E-Arq assumiu o conceito de uma gestão arquivística através de ambientes digitais.
O mais interessante dessa criação é que não existe uma ferramenta única (até pode existir se for a opção do gestor), mas a condição para a existência do SIGAD é de fato a utilização de instrumentos de gestão antes mesmo de um sistema informatizado. “O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.” é o que diz o E-Arq quando fala no SIGAD.
Mais adiante, este mesmo E-Arq (que você pode conhecer aqui) afirma que “O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.” Dessa forma conseguimos entender que finalmente os arquivistas fizeram as pazes com a tecnologia, podemos pensar na gestão sem ter que comprar uma nova ferramenta tecnológica.
Então agora é bola pra frente, não é pessoal? Precisamos entender um pouco mais de alguns elementos importantes para definir o SIGAD, considerando que os instrumentos de gestão arquivísticos típicos (tabela de classificação, temporalidade, arranjo, etc) já não sejam gargalos, ou seja, já existam na prática. Estamos falando do ambientes digitais que compõem este SIGAD e que este é um sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.
O ponto de partida é: como o SIGAD apresenta a gestão de documentos para o público e incorpora estas funções em sistemas já existentes. Aqui temos de lembrar que um documento passa a ser oficial após “captura” do sistema, ou seja, tenho que ter a possibilidade de ver este documento a hora que preciso e quando eu quiser. Na prática, portanto, temos um sistema capaz de capturar e iniciar o processo de “oficialização” do documento. Hoje a maioria dos processos corporativos são realizados através de workflows (fluxos de trabalho), vinculados a intranets. Aqui já podemos imaginar que um dos passos deste fluxo é o registro (a captura) no SIGAD.
A partir deste exemplo devemos imaginar que o SIGAD não deve ser pensado à parte dos sistemas existentes e utilizados. Cada vez mais ele deve estar vinculado às intrantes, portais corporativos e sistemas ERP. O SIGAD tem a possibilidade de passar de um ambiente digital que possamos comprar (uma tela de gestão do “GED”) para ser ações arquivísticas integradas em ambientes digitais já existentes. Não podemos mais pensar em nossa gestão arquivística como um novo sistema, devemos imaginar os sistemas atuais agindo arquivisticamente, assim, todo mundo pode por a mão no repositório e contribuir na prática para a gestão documental arquivística através de sistemas informatizados.