A tecnologia é nossa aliada

Qual o foco da arquivologia? A informação, o documento, o arquivo ou o conjunto documental (fundo)? De qualquer forma ela possui base teórica e técnicas para todos os focos possíveis, porém o “locus” de criação de todos esses focos da arquivologia é o momento da ação humana nas organizações sociais, resultado do processo de tomada de decisão e de atividades numa linha temporal.

Hoje isto se dá em alta escala nos ambientes digitais como portais corporativos e redes sociais próprias ou abertas nas empresas, instituições e sociedade. A informação arquivística é a prova da ação humana e o registro de suas atividades nos processos. Acontece que numa possível perspectiva de arquivologia 2.0, o foco não está mais somente nas organizações – vai também para a ação humana, registrada via sistemas de informação.

A informação orgânica, a que é gerada nos ambientes digitais, é resultado do registro da inteligência coletiva, das decisões das pessoas e instituições e do relacionamento profissional entre indivíduos. Estas são as mesmas características das informações arquivísticas.

Tanto é fato que a gestão do conhecimento corporativo (GC), por exemplo, registra hoje o que está acontecendo entre as pessoas nas empresas e entre estas e as próprias instituições. Este é o diferencial competitivo maior das empresas, as que registram o conhecimento são mais destacadas em inovação e são mais valorizadas no mercado e na sociedade.

O e-mail hoje é o documento mais importante nas empresas, é uma evidência sempre considerada e muitas vezes um acervo riquíssimo com a história das relações humanas por meio digital. Aliás, este passa a ser o desafio diário das empresas e dos profissionais da informação.

Como incorporar o e-mail como um documento digital no universo corporativo? A colaboração corporativa, indivíduos relacionando-se numa comunidade virtual é hoje o destaque deste mercado corporativo.

O arquivista, profissional da informação e responsável pelos documentos e informações orgânicas de uma instituição, deve pensar na classificação e estruturação dessa informação, além da própria temporalidade, da preservação digital e do tamanho limitado dos servidores para registrar as informações.

Técnicas como o GED (ou Enterprise Content Management), plataformas com os requisitos de suporte arquivístico a documentos eletrônicos; a classificação – que muitas vezes segue fluxos organizacionais; a temporalidade – o prazo que cada documento deve ficar sob custódia da instituição e a descrição arquivística – que é orientada por normas nacionais e internacionais, devem fazer parte da formação do profissional da informação.

O novo profissional arquivista, que deve lidar com as informações orgânicas e digitais não pode ter medo da tecnologia, deve dominar o vocabulário da área e entender as diferentes tecnologias da informação. Afinal, precisamos dela cada vez mais em nosso cotidiano, seja elaborando mecanismos de descrição arquivística, técnicas de localização de documentos ou até sistemas de registros de protocolo.

A tecnologia envolve a razão e isto é uma forma de conhecimento. E hoje não se vê mais a gestão do conhecimento, dos arquivos e de conteúdos sem a tecnologia. Aliás, sabe-se que estas gestões são implantadas somente através de sistemas que apoiam seu processo de geração, classificação, utilização e custódia. Afinal, a tecnologia, o conhecimento humano e a informação sempre andaram juntas.

Um arquivista 2.0 deve ser capaz de entender a lógica de um ambiente digital, definir requisitos de negócio, discutir requisitos funcionais, saber o que é arquitetura de informação, noções de interface, indexação e a dinâmica de um ambiente digital. A informação desde já é digital, temos de saber o que fazer com essa responsabilidade.